Universitas Negeri Surabaya (UNESA), khususnya Program Studi Manajemen Pendidikan, meluncurkan inisiatif inovatif dalam Program Kompetisi Kampus Merdeka (PKKM). Salah satu program unggulan yang diperkenalkan adalah Ekstensifikasi Kapasitas Mahasiswa Membangun Desa (EKM2D). Program ini dirancang untuk membekali mahasiswa dengan keterampilan soft skill sekaligus memberikan kontribusi nyata dalam pengabdian masyarakat di era digitalisasi. Di masa kini, pengabdian masyarakat tidak lagi hanya tentang membangun fisik desa, seperti membuat gapura atau infrastruktur sederhana lainnya. Mahasiswa dituntut untuk mengarahkan pembangunan desa menuju transformasi digital, termasuk dalam aspek pengelolaan arsip.
Tim EKM2D Unesa yang beranggotakan Eliya Uslifatul Janah, Putri Fitria Hidayah, Rachmania Naura Adysti, dan Romeo Hendra Arjuna, merupakan Tim EKM2D Unesa pertama yang dikirim Ke Kota Semarang, karena sebelumnya pada 2023 hanya ada dibeberapa kota tertentu seperti Gorontalo, Jakarta, Mataram, Padang, Bandung, Yogyakarta, dan Bawean. Pada 2024 Unesa menambah kuota di kota tertentu termasuk, Semarang, Solo, Gresik, Sidoarjo, Jember, Bali, Makassar, dan Lombok. Dengan adanya program PKKM ini Program Studi S1 Manajemen Pendidikan sendiri memberikan pengalaman dan kesempatan kepada mahasiswa untuk belajar di luar Kampus.
Pengelolaan arsip memainkan peran vital dalam mendukung operasional dan administrasi di berbagai instansi maupun pemerintah ataupun swasta, termasuk di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai rekam jejak kegiatan, tetapi juga menjadi sumber informasi strategis dan bukti akuntabilitas yang sangat penting. Dalam era digital yang serba cepat, pengelolaan arsip yang modern dan terstruk
tur menjadi kunci menjaga akurasi data, meningkatkan efisiensi kerja, serta memastikan akuntabilitas instansi. Namun, dalam pengelolaanya dijumpai sejumlah tantangan dalam pengelolaan arsip. Masih dianggap sepele dan rendahnya kesadaran aparatur akan pentingnya arsip, ditambah dengan minimnya sumber daya manusia, menjadi kendala utama yang membutuhkan solusi kolaboratif.
Menjawab tantangan tersebut, Program Eksistensi Kreativitas Mahasiswa Membangun Desa (PKKM EKM2D) dari Universitas Negeri Surabaya hadir sebagai inisiatif untuk membantu instansi pemerintah dan perangkat daerah memperbaiki manajemen arsip mereka. Program ini memadukan pelatihan dan pendampingan mahasiswa untuk menciptakan sistem pengelolaan arsip yang lebih efisien, modern, dan sesuai kebutuhan di era digital.
Melalui program ini, mahasiswa berperan aktif selama tiga bulan, mulai September hingga November 2024, dalam upaya mengembangkan tata kelola arsip yang modern dan efisien. Mereka dilatih berbagai keterampilan, seperti memindai arsip sejarah menggunakan scanner, menginput data arsip Seruni dan IMB tahun 2019 ke dalam Excel, serta mengunggah arsip yang telah didigitalisasi ke platform Selaras. Selain itu, mahasiswa juga dibimbing untuk memahami proses penyimpanan arsip statis sesuai standar yang berlaku. “Kami mendapat banyak pembelajaran, mulai dari digitalisasi hingga pengelolaan arsip secara profesional,” ujar Eliya Uslifatul, salah satu mahasiswa tim EKM2D.
“Selain itu, kami juga diberi kesempatan untuk mengikuti kegiatan sosialisasi yang dilakukan oleh Dinas Arsip dengan berkeliling ke berbagai kelurahan di Semarang. Melalui kegiatan ini, kami mendapatkan gambaran langsung mengenai proses pengelolaan arsip di tingkat lokal,” ujar Rachmania Naura, salah satu mahasiswa tim EKM2D.
Mahasiswa yang terlibat dalam Program Kompetisi Kampus Merdeka (PKKM) memberikan dampak positif bagi Dinas Arsip Kota Semarang. Salah satunya adalah kontribusi mahasiswa dalam manajemen perkantoran dan SIM (Sistem Informasi Manajemen). “Keterlibatan tersebut membantu meningkatkan efisiensi manajemen kearsipan. Sementara itu, dalam aspek pengembangan diri, dengan inisiatif yang tinggi dan rasa ingin tahu yang tinggi membuat saya senang dan merasa terbantu sekali,” ujar Pak Lutfhi, salah satu mentor dari Dinas Arsip, saat memberikan tanggapan dalam sesi monitoring dan evaluasi (monev). Selain itu, kemampuan interpersonal, manajemen waktu, kerja tim, dan komunikasi mahasiswa juga meningkat melalui berbagai tugas yang dilakukan selama program berlangsung. Harapannya, dengan adanya program ini akan memperkuat hubungan antar lembaga yakni Universitas Negeri Surabaya dan Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang sebagai mitra dan membawa manfaat jangka panjang bagi kedua belah pihak dalam hal pengembangan pendidikan.
Kolaborasi ini diharapkan mampu meningkatkan kualitas pengelolaan arsip di Dinas Arsip dan Perpustakaan Kota Semarang. Dengan dukungan mahasiswa, Dinas Arsip Kota Semarang berpotensi menjadi role model pengelolaan arsip digital yang efektif, efisien, dan modern di era digitalisasi. Program PKKM EKM2D menjadi bukti nyata bahwa pengabdian masyarakat dapat bertransformasi sejalan dengan perkembangan zaman, sekaligus memberikan solusi inovatif untuk tantangan yang ada. Semoga program ini dapat menjadi inspirasi bagi institusi lain untuk terus mendukung pengabdian masyarakat dengan berbasis digital di Indonesia.
